Sistema de Gestión Hospitalaria en Odoo

Las industrias de la salud han enfrentado un impacto significativo debido a las situaciones derivadas de la pandemia de COVID-19. La gestión de pacientes, médicos, enfermeras y otro personal se ha vuelto extremadamente difícil en estos tiempos. La necesidad de distanciamiento social, mantenimiento de la higiene personal y el consumo de vitaminas y suplementos han complicado la situación, no solo para las administraciones hospitalarias, sino también para las personas en general. Dado que los hospitales y centros de salud son los principales lugares de tratamiento, la administración debe ser cuidadosa con la propagación de enfermedades entre su personal y empleados. Las administraciones hospitalarias deben ser capaces de gestionar el flujo de pacientes y empleados, no solo durante la pandemia, sino también en períodos normales.

En la era de la digitalización, el uso de sistemas automatizados para gestionar las operaciones de cualquier organización se ha vuelto fundamental. Los software de planificación de recursos empresariales (ERP) han demostrado ser útiles en diversos aspectos de la gestión empresarial. Sin embargo, muchos ERPs, aunque funcionales, solo controlan ciertos aspectos de las operaciones de una empresa y no permiten lograr una automatización completa debido a factores de adaptabilidad que les faltan.

Por otro lado, Odoo se considera una solución integral para las operaciones comerciales y es una opción ideal para la administración hospitalaria. Este software opera desde una única plataforma, lo que permite automatizar todas las operaciones hospitalarias, desde la admisión de pacientes hasta la asignación de personal y la gestión de los servicios de ambulancia. Gracias a su gran capacidad de personalización, los usuarios pueden adaptar Odoo a sus terminologías y necesidades específicas. Además, su capacidad de integración con sistemas existentes resulta muy útil. Dado que el sector hospitalario necesita mantener altos estándares de higiene, Odoo también puede ayudar a garantizar la correcta desinfección y limpieza de las instalaciones.

Este artículo describe cómo Odoo puede ayudar a los usuarios a gestionar efectivamente la administración hospitalaria en varios aspectos como:

a) Gestión de Recursos Humanos

b) Gestión de Pacientes y Citas

c) Gestión Hospitalaria

d) Gestión de Servicios de Ambulancia

e) Ventas y Compras

f) Contabilidad y Facturación

Gestión de Recursos Humanos

La gestión del personal médico y de enfermería en el hospital se facilita notablemente con Odoo. La plataforma permite publicar ofertas de empleo en la página web del hospital y en diversas redes sociales, facilitando que personas interesadas postulen a esas vacantes. Una vez contratados, el sistema permite categorizarlos según sus habilidades, experiencia y formación, lo cual facilita su asignación a distintos departamentos y funciones dentro de la operación hospitalaria. Los empleados pueden ser contratados según los términos acordados a través de la plataforma Odoo.

Además, se puede monitorear la asistencia y gestionar las solicitudes de tiempo libre. Odoo permite administrar las vacaciones de los empleados de manera que no interfieran con la disponibilidad del resto del personal. La funcionalidad de nómina en Odoo ayuda a gestionar y monitorear el proceso de entrega de salarios según la asistencia y los días libres de cada empleado. La imagen siguiente muestra la ventana de empleados donde se pueden ingresar todos los detalles sobre su experiencia laboral, educación y el departamento o puesto al que están asignados.

Gestión de Pacientes y Citas

Los pacientes que son traídos en emergencias o aquellos que requieren tratamientos prolongados pueden ser gestionados en función de la disponibilidad de habitaciones y camas en los diferentes departamentos, considerando también su estado de salud. Odoo permite asignar al personal adecuado, como médicos y enfermeros especializados, según la situación de cada paciente. Las habitaciones y áreas asignadas a cada paciente se pueden registrar en la plataforma, y se pueden tener protocolos de tratamiento que sirvan como listas de verificación durante la atención médica.

Asimismo, se pueden activar servicios de citas en Odoo para casos no urgentes, como chequeos de otorrinolaringología, resonancias magnéticas, radiografías, etc. Las citas pueden generarse a través de la página web del hospital, correos electrónicos o llamadas telefónicas. Se pueden asignar números de token a los pacientes en función de la disponibilidad de los médicos, y también se pueden establecer citas periódicas fijas dentro de la plataforma Odoo.

Gestión Hospitalaria

La limpieza y el control de infecciones son aspectos cruciales en la administración de un hospital. Se requieren limpiezas profundas regulares en los pisos, camas, áreas comunes, habitaciones y equipos para prevenir la propagación de enfermedades contagiosas. Con Odoo, se pueden gestionar y programar estas tareas de limpieza de manera eficiente. También es esencial la recolección y el desecho adecuado de los residuos hospitalarios, que puede ser gestionado a través de opciones de subcontratación que ofrece Odoo.

Gestión de Servicios de Ambulancia

La configuración de gestión de flota en Odoo permite administrar los vehículos de ambulancia disponibles. Los usuarios pueden registrar información sobre cada vehículo, como detalles de mantenimiento, cobertura de seguros, historial de accidentes y permisos. Odoo también permite asignar conductores y enfermeros a cada vehículo en función de los turnos. Además, la plataforma notificará sobre las fechas de vencimiento de la documentación relacionada con cada vehículo y sus permisos. También se puede llevar un registro del consumo de combustible y el kilometraje, así como las actividades de mantenimiento de cada vehículo. La siguiente imagen muestra la ventana de gestión de flota en Odoo con la descripción de los vehículos.

Ventas y Compras

Los hospitales y clínicas suelen utilizar los servicios de farmacia para sus pacientes, así como también para el público en general. Odoo permite gestionar las cotizaciones y pedidos de compra de diversos medicamentos y equipos de los proveedores. El módulo de gestión de inventarios ayuda a mantener registros del flujo de productos y a controlar el stock disponible. Las ventas de medicamentos pueden asignarse a cada paciente o a personas externas según lo prescrito por los médicos.

Contabilidad y Facturación

Todas las operaciones contables de la organización pueden gestionarse fácilmente en Odoo, incluyendo informes fiscales, configuración y gestión del año fiscal, preparación del catálogo de cuentas, y su monitoreo. Todas las funciones contables, como pagos, pasivos y patrimonio, se pueden gestionar a través del módulo contable de Odoo. La funcionalidad de facturación permite a la administración hospitalaria agregar cargos por servicio, alquiler de habitaciones, costos médicos, etc., en relación con cada paciente. También se pueden establecer opciones de pago según sean pagos anticipados o regulares, permitiendo utilizar diferentes plataformas de pago en línea, transferencias bancarias o efectivo.

Odoo ayuda a los usuarios a gestionar las operaciones hospitalarias con facilidad, automatizando la gestión de reservas, citas, personal y vehículos de ambulancia, así como las operaciones contables, entre otras.

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